Modernisation du processus des déplacements professionnels
Publié le 20 octobre 2022 – Mis à jour le 20 octobre 2022
L’Université Clermont Auvergne a adhéré en octobre 2021 à l’accord-cadre Missions ESR porté par l’AMUE et le CNRS. Cet accord-cadre va permettre de disposer d'une offre complète de gestion dématérialisée des déplacements professionnels des agents de l’UCA.
- Phase 1 : depuis le 1er janvier 2022, une nouvelle agence de voyages (FCM) gère les réservations de billetterie et de nuitées.
- Phase 2 : au 2ème semestre 2023, un SI-Mission (Notilus) viendra complétée l’offre de l’agence de voyages.
Cette solution intégrée et globale a vocation à moderniser nos processus de gestion des déplacements professionnels.
Apport du SI mission à l'UCA : modernisation du processus des déplacements professionnels
Dématérialisation de bout-en-bout du processus avec une solution de gestion des ordres de mission et des états de frais ?
Gain en efficacité
- Simplification,
- Standardisation des processus et de la politique liée aux déplacements
- Réactivité accrue avec des workflows automatiques de validations hiérarchique et financière- Alerte avec des workflows
- Tra?abilité des missions et des déplacements par des reporting- Statistiques et reporting
Gain de temps
- Suppression des documents papier et donc du circuit de parapheurs papier
- Suppression des doubles saisies
- Notification en temps réel
Gain en autonomie des voyageurs
- Création et suivi par le missionnaire de ses propres missions (réservations des déplacements, saisie des justificatifs de frais avancés sur une application mobile) Saisie de son OM
- Suivi facilité de sa mission
- Le missionnaire peut voir le montant du remboursement de sa mission ainsi que le détail. Il voit l’évolution du statut de sa mission et si elle est acceptée ou rejetée.
- Délai raccourci